文/约翰  

做好三件事,帮助你更加高效。

2008年,我在谷歌设计宣传产品。在我刚刚起步的事业里,我第一次去参加那么多的会议,而因为我做的是设计,工作的很大部分变成了说服和协商。一次,经理跟我说起一个负责谷歌帮助论坛的小组,他们需要一名设计师,而经理觉得这个项目能让我真正体验一下什么叫面对消费者的产品。项目本身看起来没什么大不了的,除了我需要得到玛丽莎·梅耶尔本人的批准。

玛丽莎是副总裁,她亲自负责检查并批准谷歌官网的每一处改动。作为决策者,玛丽莎聪慧、热情、坚强,又多少有些令人敬畏;她会对来自很多团队的提议给予评价、指导或者认同。在会议中,我经常设想一个倒金字塔,许多人的时间取决于一个人的决定。我们是产品经理,设计师和领导者。我们每个人都会把玛丽莎的决定带回我们的团队,制定一个计划,然后开始工作。我们的团队成员也是这个金字塔的一层,他们的时间也取决于玛丽莎的选择。

每人每天都在决定如何利用时间。这些看似微不足道的一个个小决定随时间累积成了关于生命的决策——如何度过这一生,又如何走过职场?当负责人做出鲁莽而不负责任的决定,是他们的团队在承担其所导致的问题;但相反的,当这些负责人尽心尽力认真地考虑了,他们所带来的是机遇和更充裕的时间。

为了帮助各种领导者能做出更周密的决定,这么多年我在Google Ventures(谷歌风险投资基金)给项目创始人做咨询、市场营销、管理,加上我后来写书《Make Time》研究个人时间管理时总结出来了以下的一些小建议。它们总共属于三个类别:你创造的环境,你的预期,还有由你言行决定的榜样范例。

环境

1.别太依赖新的工具。在你给公司引入一个新项目、产品或者程序之前,问问自己它是不是真的值得。总会有你认为用得上的新技术——比如一个能使沟通更便捷的APP,或者一项让协作更智能的服务。但是这些不一定总是能助你一臂之力,而当你过于关注这些华丽的新鲜事物,这些事情可能反而会给你的团队帮倒忙。当然,如果时机是对的而且策略扎实,这些东西是有用的,不过总是会有代价的。

2.把团队作为一个整体来规划时间。提前计划日程这种简单又可行的方法能帮你节约一些时间去做重要的事情,通过把自己的日程以团队为单位来规划,你便可以很好地利用这个策略。当每个人的日程都相同,大家也就更能关注于工作了。

3.把工作场所真正变成一个办公的地方。讽刺的是,大部分办公室都不是一个工作的好环境,其中开放式楼层是最不可取的。墙壁结构改造不太现实,但你可以通过实施图书馆那样的规矩来改善你团队里的违约违纪。贾森·弗里德是“37signals”的合伙创立人和总裁,著有《重来》,他提出过一个明智的建议:Swap one default (you can talk to anyone anytime) with a different default, one that everybody already knows (act like you’re in a library).

4.保持小团队。庞大的团队会有更多的开销,复杂的项目比起简单的有更多未知数,拖得很长的时间轴会使人们开始做一些多余的工作。这可能看起来很明显,但是就我的经验,大部分领导者都会把事情的规模搞的过于大;把团队、项目和时间轴都保持小一些。

预期

1.奖励正确的行为。二十一世纪的职场全都在奖赏工作时间长和反应快的人:褒奖、升职、荣誉徽章。如果你让团队产出更多有价值的成果,好好想想你要奖赏什么样的行为——即便有的时候那些奖励微不足道。鼓励大家上班时回复邮件要深思熟虑,而不是赞赏那些下班后“秒回”的人。把奖赏给那些工作效率高的人会鼓励其他同事去提高效率,也会打压“过度工作就是更好地工作”这种想法。

2.建立沟通规范。在工作上,我们可以通过写邮件、发短信微信、安排会议、打电话等等很多方式交流。哪种是最合适的?什么时间?你可以通过公开讨论每个人的喜好,然后制定对大多数人有效的指导方针来帮助团队做出决定,注意考虑时效性、体贴性、干扰性和同步性。最终决定不一定要白纸黑字写出来,但是应该能成为一种关于沟通方式和沟通时间的不成文规矩。

3.别总是盯着进度。最能让人焦虑的估计就是快下班的时候收到老板写来的邮件:“嘿,你能给我发一份甲项目简单的工作进程吗?”这种信息,即便不是很急,也会看起来很急,写回信还很可能会占用你的时间。一种了解工作情况更好的方式是找你的团队要总结,你要向他们解释:这个总结是在一个项目结束后,或者到了关键节点才需要的,内容包括结果、经验教训以及下一步的计划。这种语义上的不同其实是非常显著的。如果你说明白截止日期,你的团队会主动计划好什么时候写总结。

4.注意你的言行——大家都听着呢。老板们随意的建议和评价可能会无意识地改变整个团队的工作节奏。作为员工,这种事情我已经习以为常了,但是我最喜欢的例子是从《工作何须卖命》这本关于生产力的书里来的,作者是弗里德和大卫·海涅迈尔·汉森。“不去随便评论别人需要很强的自制力,但每一个这样的评论都像是泡沫一样,升到海面的时候就会造成波澜。在池塘里弄出很多气泡的话,水就像污泥一样浑浊不清了。”领导者得意识到他们言语间的分量,然后练习想好了再说话。

5.别期望一致。全体保持一致不太实际,而在做决定之前坚持统一大家的意见无疑是浪费时间。事实上,一点小的摩擦经常会激励学习和创新,尤其是对于那些多元化、深思熟虑的队伍来说。关键点在于了解大家的意见,好好评估你的选择,然后根据你手上有的材料做出你认为的最优选择。要把你的选择理由和过程跟团队说清楚,之后单独解决问题和疑虑。最终,大家都应该理解明白你的决定还有自己的工作会受到怎么样的影响。这样,未来你会省出很多时间的。

示范

1.别老是显示你在线。员工们都会把你如何规划时间作为他们的参照;作为领导者,你或许该在下属需要你的时候让他们知道你有空——但如果你习惯性地什么时候都在线并且及时回复,员工们也会这样做。无论是面对面还是表示你在线的头像,这种存在感都是在告诉别人,不论他们什么时候有事情找你都可以,或者是告诉他们,比起好好工作的时间和专注度,公司更注重这种“在线”。解决这种问题最好的办法就是划清界限。讲明白你的时间安排,什么时候你需要专注,什么时候你有空。设定“办公时间”是个很好的选择,这个区间里任何人都能来找你或者和你约时间。这些能保证你在和别人说话的时候全神贯注而不被别的事情打扰。

2.考虑好,而不是简单地积极回复。发起新的计划时,花点时间好好想想你的主意,把它们写下来,然后仔细考虑。别在开会的时候现场想事情并且告诉所有人。即便你是在和别人头脑风暴也别现场做决定。给自己留一些思维空间去想一想你的决定是不是真的最优;这样在以后的过程里将节约时间,帮你的团队避开一些不必要的困难和临时改动。问问自己:我现在怎么能把这个产品、项目、公司弄得更好?我该从哪入手?

3.花时间休息。早点离开办公室,挑一个周末出去玩玩,给自己放个长假。在你做这些的时候,告诉你的团队你会离开办公室并且退网,提前分配人员做决定,或者把其中一些推到你回来之后处理。真正的放假会让你成为更好的领导者、更幸福的人,并且树立一个休息的标杆,毕竟这是大家需要且应得的。

反思你做过的决定能帮你更出色地完成工作,收获更高的满意度,对于团队来说则是更小的压力。新的做事方法在变成习惯之前总要走一段有点可笑的路,而现在听起来荒谬和新鲜的东西过几年便会变成必要的习惯了。把这些想法作为你可以尝试的实验,明天就动手吧。



约翰 | 文

约翰是畅销书《Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days和Make Time: How to Focus on What Matters Every Day》的作者。在接近15年的时间里,他曾在包括谷歌风险投资基金会和YouTube在内的科技公司做设计师。

编者按:本文来自微信公众号“哈佛商业评论”(ID:hbrchinese),霍然 | 译,周强 | 编校
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